Gesetzliche Vorgaben

Seit Januar 2023 gehört die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf Papier -bis auf wenige Aus­nahmen- der Geschichte an. Sie wurde durch ein elektronisches Verfahren abgelöst.

Mit der Einführung des Verfahrens der eAU müssen Arbeitnehmende ihre Arbeitsunfähig­keitsbescheinigung nicht mehr beim Arbeitgeber vorzeigen. Der Arbeitnehmer bleibt jedoch weiterhin verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich formlos anzuzeigen und über deren voraussichtliche Dauer zu informieren. Stattdessen stellen die Krankenkassen die entsprechenden Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch zur Verfügung und die Arbeitgeber können diese Daten elektronisch abrufen.

Die Umstellung auf einen digitalen Nachweis ist sehr begrüßenswert und war überfällig. Die Umsetzung ist jedoch, wie bei anderen gesetzlichen Vorgaben der letzten Zeit, wieder zu einem Bürokratiemonster geworden. Weder die Ärzte noch wir als Steuerberater haben um diese komplexe Lösung gebeten, aufgrund gesetzlicher Grundlagen sind jedoch beide Berufsgruppen verpflichtet, diese umzusetzen.

Die Teilnahme am Datenaustausch eAU ist auch für die gesetzlichen Krankenkassen verpflichtend.

Sofern Arbeitgeber Meldungen über Arbeitsunfähigkeitszeiten von den gesetzlichen Krankenkassen anfordern (z.B. bei U1-Pflicht), ist hierfür von ihnen der Datenaustausch eAU verpflichtend einzusetzen.

Hat ein Arbeitgeber einen Antrag auf Rückerstattung nach dem Arbeitgeberausgleichsgesetz gestellt, ist zur Prüfung dieses Antrages die Übermittlung der eAU zwingend notwendig.

Der neue Ablauf im Überblick

Schritt 1: Arzt meldet an die Krankenkasse

Stellt der Arzt oder die Ärztin die Arbeitsunfähigkeit (AU) eines Arbeitnehmers oder einer Arbeitnehmerin fest, übermittelt er in einem ersten Schritt die notwendigen Daten, die sich bisher auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papier befunden haben, elektronisch an die zuständige gesetzliche Krankenkasse des Arbeitnehmers / der Arbeitnehmerin.

Schritt 2: Arbeitnehmende informieren Arbeitgeber

Arbeitnehmer müssen wie bisher den Arbeitgeber über die festgestellte Arbeitsunfähigkeit informieren. Es bleibt, dass Arbeitnehmer auch nach dem 1. Januar 2023 auf Wunsch eine Papierbescheinigung ihrer Arbeitsunfähigkeit von ihrer Ärztin oder ihrem Arzt erhalten. Diese ist aber nur für den Beschäftigten bestimmt.

Schritt 3: Datenabruf des Arbeitgebers bei der Krankenkasse

Nachdem der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin über die Arbeitsunfähigkeit informiert wurde, kann der Arbeitgeber die eAU-Daten bei der zuständigen Krankenkasse abrufen.

Technische Voraussetzungen für den Datenaustausch

Um am eAU-Verfahren teilzunehmen, brauchen Arbeitgeber oder deren Steuerberater

• ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm,
• eine elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe (z.B. SV-Net)
• ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem. Die Daten werden über den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung nach vorheriger Anforderung für den einzelnen Beschäftigten zur Verfügung gestellt.

Für wen gilt das eAU-Verfahren und für wen nicht?

Beteiligte am eAU-Verfahren sind

• (Zahn-)Arztpraxen  
• Krankenhäuser
• Gesetzliche Krankenkassen
• Arbeitgeber

Das neue eAU-Verfahren gilt nicht für:

• Zeiten von Rehabilitations- und Vorsorgemaßnahmen
• Privat krankenversicherte Arbeitnehmerinnen und -nehmer
• Minijobs in Privathaushalten
• Festgestellte AU-Zeiten durch Privatärzte oder Privatärztinnen sowie Ärzte und Ärztinnen im Ausland

Welche Nachweise gibt es für die Arbeitnehmenden?

Arbeitnehmende erhalten auch zukünftig Nachweis in Papier

Auch nach Ablauf der eAU-Pilotphase in 2022 haben Arbeitnehmende weiterhin Anspruch darauf, dass der Arzt oder die Ärztin ihnen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papier aushändigt. Damit bleibt den Arbeitnehmenden die Papierbescheinigung als gesetzlich vor­ge­sehenes Beweismittel erhalten, um insbesondere in Störfällen - wie etwa einer fehlge­schlagenen Übermittlung im elektronischen Verfahren - das Vorliegen der Arbeitsunfähigkeit als Voraussetzung der Entgeltfortzahlung nachzuweisen.

Was gilt für die Arbeitgeber?

Auch wenn der Arbeitgeber gesetzlich nicht verpflichtet ist, die eAU abzurufen, gibt es dennoch Fälle in den der Abruf unerlässlich ist, um Nachteile für den Arbeitgeber zu vermeiden. Dies ist insbesondere:

• zur Sicherstellung, dass eine Arbeitsunfähigkeit wirklich vorlag und nicht nur vom Arbeitnehmer behauptet wird;
• bei Umlagepflicht U1 des Arbeitgebers; die Rückerstattung ist nur in Abstimmung mit der eAU möglich;
• im Falle wiederholter Krankmeldungen zur Prüfung der 6-wöchigen Lohnfortzahlungs­pflicht;
• bei Lohnpfändungen beim Arbeitnehmer; abgeführte Pfändungszahlungen können bei Korrekturen des Vormonats nicht mehr zurückgeholt werden, daneben als Nachweis bei eventuellen Gehaltsminderungen wegen anhaltender Krankheit;
• bei Arbeitsunfähigkeit in den ersten 4 Beschäftigungswochen; hier ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet eine Lohnfortzahlung zu leisten und darf das Gehalt in Absprache mit der Krankenkasse kürzen;
• beim Ausscheiden eines Arbeitnehmers, da eine nachträgliche Korrektur zu Gunsten des Arbeitgebers oftmals nicht möglich ist.

Diese Aufzählung ist exemplarisch und nicht vollständig, insofern wird es auch weitere Gründe geben, weshalb es für den Arbeitgeber ratsam ist, die eAU abzurufen, um Nachteile zu vermeiden.

Umsetzung und praktische Lösungen

Datenabruf durch Schauer Häffner & Partner

Sofern Sie als Arbeitgeber U1-pflichtig eingestuft sind und für Ihre Entgeltfortzahlung einen AAG-Antrag auf Rückerstattung stellen möchten, können wir für Sie über unseren Addison Lohn den eAU-Datenabruf in Kombination mit dem AAG-Antrag ausführen. Dazu benötigen wir von Ihnen die von Ihren Arbeitnehmern gemeldeten Daten:

• Beginn der AU
• Arbeitsunfähigkeit durch einen Vertragsarzt
• Arbeitsunfähigkeit durch einen Arbeitsunfall
• Arbeitsunfähigkeit bei stationärer Krankenhausbehandlung

Sofern Sie nicht der U1-Pflicht unterliegen, können wir auf Ihren Wunsch hin oder für Ihre Personalverwaltung diese eAU-Daten abrufen und Ihnen die Rückmeldedatei zur Verfügung stellen.

Leider ist es aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht möglich pauschal einmal täglich alle eAUs eines bestimmten Mandanten oder aller Mandanten unserer Kanzlei abzurufen. Jeder Abruf muss individuell für jeden einzelnen Mitarbeiter und jede einzelne eAU und mit den oben genannten Daten angestoßen werden.

Aufgrund des enormen Mehraufwands der uns mit dem Datenabruf erwächst, bitten wir um Ihr Verständnis, dass wir diese eAU Anfragen grundsätzlich nicht täglich durchführen können. Wir werden diese Abfrage im Rahmen der monatlichen Lohnabrechnung durchführen (soweit Sie uns die entsprechende Informationen mitgeteilt wurden) und bei U1-Pflicht anhand der Rückmeldedaten den Rückerstattungsantrag stellen.

Zudem kann, nach der gesetzlichen Vorlagefrist einer AU ab dem 3. Tag, die Rückmeldung auch erst frühestens am 5. Tag bei der Krankenkasse abgerufen werden. Falls Sie als Arbeitgeber eine abweichende Regelung in den Arbeitsverträgen oder in Betriebsverein­barungen getroffen haben, könnte der Abruf entsprechend früher erfolgen.

Die Abwicklung der eAU Abfragen stellt für uns einen erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand da. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir diesen Zusatzaufwand abrechnen werden.

Neuer Arbeitgeber self-service in dem bestehenden Addison OneClick / Lohn online

Es wurde die Möglichkeit geschaffen, dass Sie als Arbeitgeber diese gesamte Verwaltung der eAU-Meldungen mit Datenabruf und Rückmeldungen durch den neuen „Addison Lohn online service“ selbst durchführen können.

Ihr Vorteil: Sie können täglich im Austausch mit den Krankenkassen, Abruf und Rück­meldungen veranlassen, direkt Fehler klären und somit Ihre Abwesenheitszeiten immer auf dem Laufenden halten und einsehen. Dadurch wäre eine zeitnahe Abwicklung zur Vorbereitung Ihrer Lohnabrechnung gewährleistet. Auf Wunsch lassen wir dieses Tool für Sie freischalten.

Gerne beraten wir Sie bezüglich der unterschiedlichen Lösungen und stimmen mit Ihnen den am besten geeigneten Weg ab.

Ihr Team von Schauer Häffner & Partner