Sonderrundschreiben - Neues digitales Abfrageverfahren zur Elterneigenschaft in der Pflegeversicherung (DaBPV) ab 01.07.2025

Sehr geehrte Damen und Herren,

zum 1. Juli 2025 wurde das neue digitale Abfrageverfahren zur Feststellung der Elterneigenschaft in der Pflegeversicherung (DaBPV) verpflichtend eingeführt. Mit diesem Schreiben möchten wir Sie über die wichtigsten Neuerungen, Ihre Pflichten als Arbeitgeber und wie wir Sie bei der Umsetzung unterstützen werden informieren.

Was ist das digitale Abfrageverfahren (DaBPV)?

Das Verfahren dient der Feststellung, ob für einen Arbeitnehmer ein Zuschlag zur Pflegeversicherung zu erheben ist. Dieser Zuschlag entfällt, wenn der Arbeitnehmer mindestens ein Kind hat. Die bisherige manuelle Vorlage von Geburtsurkunden oder formlosen Erklärungen wird durch ein zentrales digitales Auskunftsverfahren über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) ersetzt.

Welche Meldungen werden künftig übermittelt?

Im Rahmen des neuen Verfahrens werden folgende Meldungen erstellt:

• Anmeldung (Startmeldung): Bei Beginn eines neuen Beschäftigungsverhältnisses muss eine Anmeldung zur Abfrage der Elterneigenschaft erfolgen – innerhalb von 7 Kalendertagen.
• Bestandsabfrage (Initialabruf): Für alle bereits bestehenden Beschäftigungsverhältnisse, die vor dem 01.07.2025 begonnen haben, ist bis spätestens 31.12.2025 eine einmalige Bestandsmeldung durchzuführen.
• Abmeldung: Bei Ende des Beschäftigungsverhältnisses ist ebenfalls eine Meldung zu senden.
• Abonnement: Sobald eine Anmeldung erfolgt ist, wird automatisch ein sogenanntes Abonnement eingerichtet. Das bedeutet: Änderungen der Kinderanzahl werden künftig automatisch und kontinuierlich durch das BZSt an den Arbeitgeber übermittelt. Eine erneute manuelle Abfrage ist nicht erforderlich.

Was ändert sich konkret für Sie als Arbeitgeber?

• Kein Nachweis durch Geburtsurkunden oder Eigenerklärungen mehr nötig: Ab dem 01.07.2025 genügt die digitale Auskunft des Bundeszentralamts. Es müssen keine Geburtsurkunden oder sonstige Dokumente mehr vorgelegt werden.
• Verbindlichkeit der Daten aus dem Verfahren: Die durch das BZSt übermittelte Auskunft gilt als maßgeblich. Nur wenn ein Arbeitnehmer abweichende Angaben machen möchte, muss er dies selbst durch geeignete Nachweise belegen (z. B. wenn Kinder steuerlich nicht erfasst sind).
• Ablösung des bisherigen vereinfachten Verfahrens: Das bislang zulässige, formlose Verfahren endet zum 30.06.2025 endgültig.

Wie unterstützen wir Sie als Steuerberater?

Als Ihre steuerliche Vertretung übernehmen wir die vollständige Durchführung der digitalen Abfragen über unsere Lohnsoftware. Sie müssen sich nicht selbst um die technische Umsetzung kümmern. Wir sorgen dafür, dass:

• alle Anmeldungen innerhalb der gesetzlichen Fristen erfolgen (z. B. die 7-Tage-Frist bei Neueintritt),
• die Bestandsabfrage für alle laufenden Beschäftigungsverhältnisse rechtzeitig durchgeführt wird (Frist bis 31.12.2025)

Bitte stellen Sie sicher, dass:

• Neueinstellungen rechtzeitig an uns übermittelt werden (innerhalb von 7 Tagen ab Beschäftigungsbeginn),
• Sie uns korrekte Daten zu laufenden Arbeitsverhältnissen zur Verfügung stellen, falls diese nicht bereits vollständig bei uns vorliegen,
• Ihre Mitarbeiter über die Änderungen im Verfahren informiert sind, insbesondere darüber, dass keine Nachweise mehr einzureichen sind, solange die Angaben korrekt durch das BZSt zurückgemeldet werden.

Wie die programmseitige Umsetzung im Detail erfolgen wird, erfahren wir im Rahmen eines Fachseminars Anfang Juli. Dort wird uns auch erläutert, wie der Abgleich der Bestandsabfrage mit bereits vorhandenen Einträgen zur Kinderanzahl erfolgen kann (z. B. bei vormals erfassten Kinderfreibeträgen oder formlosen Angaben). Über die Erkenntnisse daraus und mögliche Anpassungen in der Abwicklung werden wir Sie selbstverständlich umgehend informieren.

Bei Fragen zum Verfahren oder zur Umsetzung stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Team von Schauer Häffner & Partner