Sonderrundschreiben - Elektronische Kassensysteme sind bis zum 31.7.2025 beim Finanzamt zu melden

Sehr geehrte Damen und Herren,

elektronische Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, sind spätestens bis zum 31. Juli 2025 beim Finanzamt zu melden. Ausnahme: Bei Außerbetriebnahme der Kasse vor dem 1. Juli 2025 entfällt die Meldepflicht. Kassensysteme, die ab dem 1. Juli 2025 neu angeschafft werden, müssen innerhalb eines Monats nach dem Kauf gemeldet werden.

Vor diesem Hintergrund werden wir in der kommenden Woche an ausgewählte Empfänger eine Einladungsmail (noreply@portal-bereich.de) versenden über die diese Meldung noch kurzfristig erfolgen kann. Die Meldung kann in diesem Fall über Ihren Portalzugang erfolgen, eine Registrierung über Elster ist somit nicht erforderlich. Sollte Sie diese Mail nicht erreichen, setzen Sie sich im Bedarfsfall einfach mit uns in Verbindung.

Für wen gilt die Meldepflicht?
Die Meldepflicht gilt grundsätzlich für alle Unternehmer – einschließlich Kleinunternehmer –, die elektronische Registrierkassen verwenden.
Ausnahmen von der Mitteilungspflicht gibt es nur bei Taxametern ohne technische Sicherheitseinrichtung.
Gemietete und geleaste Kassensysteme werden gleichbehandelt wie gekaufte Systeme und müssen ebenfalls angemeldet werden!

Welche Registrierkassen sind zu melden?
Die Mitteilungspflicht gilt für elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. d. § 146a Abs. 1 Satz 1 AO i. V. m. § 1 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 KassenSichV, dies sind
•    elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen
•    Wegstreckenzähler und Taxameter  (Eine Ausnahmeregelung besteht hier nur für solche Geräte, die ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) verwendet werden. Voraussetzung ist in diesem Fall allerdings, dass ihre Nutzer die Nichtbeanstandungsregelung der Finanzverwaltung in Anspruch nehmen. Möglich ist dies jedoch längstens bis zum 31. 12. 2025. Zu beachten ist bei der Mitteilungspflicht für Wegstreckenzähler und Taxameter, dass zusätzlich zu den für andere Systeme geltenden Angaben auch das Kfz-Kennzeichen des jeweiligen Fahrzeugs anzugeben ist.)

Welche Informationen sind zu übermitteln?
•    Name des Steuerpflichtigen
•    Steuernummer des Steuerpflichtigen
•    Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
•    Seriennummer der Registrierkasse
•    Datum der Anschaffung und Inbetriebnahme
•    Datum der Außerbetriebnahme (falls zutreffend)

An wen und wie müssen die Kassen-Informationen übermittelt werden?
Die Informationen müssen an das zuständige Finanzamt übermittelt werden.
Die Meldung erfolgt ausschließlich elektronisch über »Mein Elster« und die ERiC-Schnittstelle bzw. über die von unserem Softwarehaus bereitgestellt Lösung via ADDISON OneClick.
Eine Meldung über Formulare, Anlagen, PDF-Vordrucke oder Ähnliches ist nicht möglich.
Die Verantwortung für die Meldung liegt beim Betriebsinhaber. 

Welche Fristen gelten für die Meldung der TSE-Kasse?
Elektronische Aufzeichnungssysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden. Ausnahme: Wenn ein Kassensystem vor dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen wird, muss es nicht mehr gemeldet werden.
Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden.
Auch die Außerbetriebnahme eines Systems muss innerhalb eines Monats gemeldet werden. Dazu gehören auch Fälle, in denen eine Kasse gestohlen wurde, defekt oder kaputtgegangen ist.
Bei Nichteinhaltung der Meldepflicht ist eine Ordnungswidrigkeit nach § 379 Abs. 1 AO und kann mit einem Bußgeld bestraft werden. Die genaue Höhe der Bußgelder kann je nach Schwere des Verstoßes variieren. Da die Registrierungspflicht Teil einer größeren Initiative zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung ist, ist davon auszugehen, dass die Bußgelder eher höher ausfallen werden.

Checkliste: Meldepflicht für Kassenlösungen ab Juli 2025

1. Wurde das Kassensystem vor dem 1. Juli 2025 angeschafft?
•    Ja → Bis spätestens 31. Juli 2025 melden
•    Nein → Weiter zu Punkt 2

2. Wurde das Kassensystem vor dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen?
•    Ja → Keine Meldung erforderlich
•    Nein → Weiter zu Punkt 3

3. Wurde das Kassensystem ab dem 1. Juli 2025 angeschafft?
•    Ja → Innerhalb eines Monats nach Anschaffung melden

4. Wurde ein Kassensystem ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen?
•    Ja → Innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme melden

5. Meldung erfolgt über:
•    Mein ELSTER (www.elster.de) oder via ADDISON OneClick -  Mandantenportal nach Annahme der Einladung
•    Die anfallenden Kosten entnehmen Sie bitte der Einladungsmail

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Team von Schauer Häffner & Partner