Sehr geehrte Damen und Herren,

der Bundesrat hat nach einem Vermittlungsverfahren am 22.03.2024 dem Wachstumschachengesetzes zugestimmt und somit den Weg für die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung (kurz E-Rechnung) freigemacht. Die E-Rechnungspflicht wird nun stufenweise ab 2025 eingeführt.

Was Sie in diesem Zusammenhang als Unternehmer zu beachten haben und viele weitere Information zur E-Rechnung haben wir für Sie in diesem Sonderrundschreiben zusammengestellt.

Hintergrund und Zusammenhänge

Die EU-Kommission strebt eine Modernisierung des Mehrwertsteuersystems an (ViDA – VAT in the Digital Age). Ziel ist ein einfacheres, sicheres System, das den Steuerbetrug verhindert. Dafür sollen in den Mitgliedsstaaten digitale Echtzeit-Meldesysteme eingeführt werden. Da dieses System fest auf E-Rechnungen aufbaut, kann man die Einführung der elektronischen Rechnungspflicht in Deutschland als Vorgriff auf ViDA betrachten.   

Definition einer E-Rechnung

Eine elektronische Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-neu) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sowie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das elektronische Format muss den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU  - und somit der CEN-Norm 16931 – entsprechen. Alternativ kann das strukturierte elektronische Format der elektronischen Rechnung auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Im Fall einer solchen Vereinbarung muss das genutzte Format die richtige und vollständige Extraktion der erforderlichen Angaben gemäß der Richtlinie 2014/55/EU ermöglichen oder mit dieser interoperabel sein.

Erfüllt werden die Formatanforderungen z.B. von der XRechnung oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei).

Rechnungen, die nicht den neuen Vorgaben an E-Rechnungen entsprechen (z.B. PDF-Rechnung und Papierrechnungen) sind zukünftig als „sonstige Rechnungen“ definiert.

Die neuen Definitionen gelten bereits ab dem 01.01.2025, auch wenn die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung de facto erst später greift.

Vorteile haben diejenigen Unternehmen, die bereits Leistungsbeziehungen zu öffentlichen Verwaltungen haben, da dort bereits die E-Rechnungspflicht umgesetzt wurde. Werden bereits E-Rechnungen mit Ihren Systemen erstellt, können die weiteren Änderungen darauf aufbauen.

Umfang der E-Rechnung / Wer ist betroffen?

Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmern (B2B). Dies bedeutet, dass ein im Inland ansässiger Unternehmer verpflichtet wird, für in Deutschland steuerbare Leistungen (die nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerbefreit sind) E-Rechnungen auszustellen, sofern auch der Rechnungsempfänger im Inland ansässig ist.

Hinweis: Als im Inland ansässig gelten Unternehmer, die ihren Sitz, ihren Ort der Geschäftsleitung, Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland haben oder eine inländische (am Umsatz beteiligte) Betriebsstätte unterhalten. Eine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland ohne gleichzeitige Ansässigkeit löst demnach keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung aus.

An der generellen Pflicht zur Rechnungsausstellung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ändert sich nichts. Eine aktive Zustimmung seitens des Rechnungsempfängers zum Empfang der E-Rechnung ist nicht mehr nötig.

Einzige Ausnahme von der E-Rechnungspflicht bilden Kleinbetragsrechnungen (bis 250,00 €) und Rechnungen über Fahrausweise (§34 UStDV).

Nach derzeitigem Stand wären künftig auch z.B. Vermieter betroffen, die mittels Option (§ 9 UStG) steuerpflichtig an andere Unternehmer vermieten.

Übergangsregelungen / Ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung?

Grundsätzlich gilt die E-Rechnungspflicht ab dem 01.01.2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen.

Achtung: Die Übergangsregelungen gibt es nur für den Rechnungsaussteller, also die Ausstellungspflicht. Inländische Rechnungsempfänger sind uneingeschränkt ab 2025 zum E-Rechnungsempfang verpflichtet, soweit sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmern erhalten. Rechnungsempfänger müssen somit ab 2025 bereits in der Lage sein, E-Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen. Anders als bisher ist die elektronische Rechnungsausstellung auch nicht an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft.

Für Rechnungsaussteller gelten folgende Übergangsregelungen:

• Bis Ende 2026 sind neben E-Rechnungen auch weiterhin Papierrechnungen zulässig. Auch  sonstige elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig (wie bisher, nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers).

• Bis Ende 2027 dürfen inländische Unternehmer mit einem Gesamtumsatz (§ 19 Abs. 3 UStG)  von bis zu € 800.000 im vorangegangenen Kalenderjahr auch weiterhin Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen ausstellen. Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (2026) diese Grenze überschreitet, haben aber noch die Möglichkeit, Rechnungen auszustellen, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren; Electronic Data Interchange) übermittelt werden (Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich).

• Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnung zwingend einzuhalten. EDI-Systeme müssen an die gesetzlichen Bestimmungen angepasst werden.

Zusammenfassend trifft die E-Rechnungspflicht die meisten Rechnungsaussteller erst ab 2027. Inländische Unternehmer müssen ihre ERP-Systeme aber bereits uneingeschränkt ab 2025 auf den Empfang von E-Rechnungen umstellen.

Hinweis: Die neue gesetzliche Regelung enthält keine Vorgaben zum Übermittlungsweg von E-Rechnungen. Für den Empfang einer E-Rechnung dürfte daher zunächst auch ein E-Mail-Postfach ausreichen.

Ausblick

An der E-Rechnung führt kein Weg vorbei, auch wenn die Änderungen erst sukzessiv in den nächsten Jahren umgesetzt werden. Da Zeit- und Ressourcenaufwand für die Umstellung je nach Unternehmensgröße und Systemlandschaft erheblich sein können, ist es empfehlenswert, die notwendigen Umstellungen der Prozesse rund um die E-Rechnung frühzeitig anzugehen.

Der Umstieg bringt für Unternehmen zahlreiche wirtschaftliche Vorteile, denn durch die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung lassen sich Prozesse verbessern, beschleunigen und kostengünstiger gestalten.

Die von uns verwendete Branchensoftware „ADDISON“ bzw. „tse:nit“ bietet bereits die Möglichkeit das E-Rechnungsformat XRechnung zu empfangen und im Rahmen der automatischen Belegerkennung zu verarbeiten. Bis zum Ende des Jahres 2024 werden auch Rechnungen im ZUGFeRD-Format verarbeitet werden können.

In Zusammenarbeit mit 2 weiteren Steuerberatungskanzleien aus dem Süden Deutschlands haben wir im April 2024 unter dem Namen „TIG Steuerberatungsgesellschaft GmbH“ (nachf. kurz „TIG“) eine gemeinsame Beratungsplattform errichtet. Diese Plattform bündelt für uns und für Sie Innovation, Expertenwissen, Berufserfahrung und Know-How von rund 150 erfahrenen Mitarbeitern im Steuerrecht. Mit Hilfe unserer Partner können wir Sie noch besser bei allen steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Fragestellungen unterstützen.

Unsere Partner in der TIG sind:

• Kanzlei HSP Tübinger Steuerberatungsgesellschaft mbH, Tübingen
• Kanzlei Reisch & Künstle Steuerberater PartG mbB, Wolfach

Gerne wollen wir Sie bei der weiteren Transformation in Ihrem betrieblichen Rechnungswesen hin zu einer elektronischen Belegbuchführung und zu digitalen Prozessen aktiv begleiten.

Hierzu haben wir unter der Plattform „TIG“ in dem Ihnen bekannten Seminarformat „60min die sich lohnen“ eine Praktiker Webinarreihe für Sie konzipiert:

I: „Alles rund um die Thematik E-Rechnung“, voraussichtliche Seminartermine:

• Dienstag, 30.07.2024 von 17:00-18:00 Uhr
• Dienstag, 03.09.2024 von 17:00-18:00 Uhr
• Mittwoch, 30.10.2024 von 17:00-18:00 Uhr

II: DOCUWARE – Praxisnaher Einsatz eines DokumentenManagementSystems (DMS)

• Termin noch offen (voraussichtlich September oder Oktober 2024)

III: CYBERSECURITY – Risiken erkennen und Sicherheit erhöhen

• Termin noch offen (voraussichtlich November oder Dezember 2024)

Ihre persönliche Einladung zum 1. Seminarangebot erhalten Sie zu gegebener Zeit auf dem E-Mail Postweg.

Wir freuen uns schon heute, Sie in unseren Webinaren begrüßen zu dürfen.

Ihr Team von SCHAUER HÄFFNER & PARTNER