Sonderrundschreiben steuerfreie Zuwendungen an Arbeitnehmer

Sehr geehrte Damen und Herren,

Arbeitgeber, die Ihren Mitarbeitern regelmäßig Ihre Wertschätzung zeigen, sind attraktive Arbeitgeber. Werden besondere Leistungen belohnt, erhöht das die Motivation ihrer Mitarbeiter, ihre Leistung zu steigern und sich die zusätzliche Anerkennung zu verdienen. Grundsätzlich gilt allerdings, dass neben dem normalen Arbeitslohn gewährte Zuschüsse, Zuwendungen oder sonstige Vorteile ebenfalls der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht unterliegen.

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Mitarbeitern steuerfreie Sachzuwendungen erbringen können, die weder für Sie noch die Mitarbeiter steuer- oder abgabenpflichtig sind.

Egal, ob ein Mitarbeiter Minijobber, Aushilfe oder Praktikant ist oder als 450-Euro-Kraft arbeitet- jeder im Betrieb Beschäftigte darf von der steuerfreien Sachzuwendung profitieren.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Team bei Schauer Häffner & Partner

Aufmerksamkeiten


Als Aufmerksamkeiten sind Sachzuwendungen bis 60 Euro (inklusive Umsatzsteuer) steuerbefreit, sofern es sich um eine Sachzuwendung wegen eines persönlichen Ereignisses (z.B. Geburtstag, Hochzeit, Geburt des Kindes) des Arbeitnehmers oder seiner nächsten Angehörigen handelt. Bei dem Betrag handelt es sich um eine Freigrenze, d.h. der Betrag von 60 Euro darf nicht überschritten werden. 

Quelle:

R 19.6 LStR

Geschenke an Arbeitnehmer / Gutscheine


Diese können bis zu 44 Euro inklusive Umsatzsteuer monatlich als steuerfreier Sachbezug überreicht werden. ( z. B. Benzingutscheine) 

Barzuwendungen, z. B. Zuschüsse zum Fitnessstudio, sind jedoch immer steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn.

Quelle:

§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG

Bewirtung


Der Arbeitgeber kann seiner Belegschaft am Arbeitsplatz steuerfrei Genussmittel und Getränke in kleinen Mengen zur Verfügung stellen, wie Kaffee, Tee, Wasser, Obst oder Süßigkeiten. Die Bewirtung von Mitarbeitern anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes während der Arbeitszeit ist bis höchstens 60 Euro (inklusive Umsatzsteuer) steuerfrei. Hierbei handelt es sich um eine monatliche Freigrenze.

Quelle:

§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG

Reisekosten


Mitarbeitern, die zu betrieblichen Zwecken mit ihrem privaten PKW unterwegs sind, kann der gefahrene Kilometer mit 0,30 Euro steuerfrei vergütet werden. Weiterhin können Verpflegungsmehraufwendungen im Rahmen der gesetzlichen Pauschalen als steuerfreier Ersatz bezahlt werden. Die Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen im Inland betragen:

  • Abwesenheit > 24 Stunden 24 Euro
  • Abwesenheit > 8 Stunden 12 Euro
  • An- und Abreisetage jeweils 12 Euro

Eine Erstattung der doppelten gesetzlichen Pauschalen ist durch eine zusätzliche Pauschalversteuerung mit 25% durch den Arbeitgeber möglich (zzgl. Kirchensteuer 7% und Solidaritätszuschlag 5,5%).

Quelle:

 § 9 Abs. 1 Nr. 4a Satz 3 EStG

Betriebsfeiern


Der Arbeitgeber kann die Belegschaft zweimal jährlich zu Betriebsausflügen, Jubiläums- oder Weihnachtsfeiern einladen. Pro Arbeitnehmer liegt der Freibetrag pro Veranstaltung bei 110 Euro (inklusive Umsatzsteuer). Kommt der Mitarbeiter mit einer Begleitperson wird diese in seinen Freibetrag mit eingerechnet. Wird der Freibetrag überschritten, kann der lohnsteuerpflichtige Anteil durch den Arbeitgeber mit 25% pauschal versteuert werden.(zzgl. 5,5% Kirchensteuer – pauschaler Kirchensteuersatz für alle Arbeitnehmer -  und 5,5% Solidaritätszuschlag).  

Hinweis:

Beispiel:

Der Arbeitgeber veranstaltet eine Weihnachtsfeier. An der Feier nehmen 16 Mitarbeiter und 12 Angehörige teil, außerdem der Geschäftsführer mit Ehefrau, in der Summe 30 Personen. 

Die Abrechnung der Weihnachtsfeier sieht wie folgt aus:      

Verpflegung, einschließlich Speisen und Getränke   980,00 EUR

Auftritt einer Kapelle   500,00 EUR

Anmietung der Kegelbahn   120,00 EUR

Übernommene Übernachtungskosten   840,00 EUR

Summe 2.440,00 EUR

Kosten je Teilnehmer     81,33 EUR

Weitere Betriebsveranstaltungen werden im Kalenderjahr nicht durchgeführt

Bleibt diese Veranstaltung lohnsteuerfrei, da der Betrag von 110 EUR nicht überschritten wird und nur eine Betriebsveranstaltung pro Jahr durchgeführt wird?

Lösung:

Die Anzahl der jährlichen Veranstaltungen bleibt im herkömmlichen Rahmen, es wäre sogar eine weitere Veranstaltung in diesem Kalenderjahr steuer- und sozialversicherungsfrei möglich.

Für die Beurteilung, ob die Betriebsveranstaltung für die Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben kann, ist zu unterscheiden zwischen Mitarbeitern, die alleine gekommen sind, und Mitarbeitern mit Begleitpersonen:

  • Bei den Mitarbeitern ohne Begleitung wird der Freibetrag von 110 EUR nicht überschritten. Die Zuwendung bleibt für diese Mitarbeiter steuer- und beitragsfrei.
  • Die Mitarbeiter, die eine Begleitperson mitbringen, müssen sich die Kosten für die Begleitpersonen zurechnen lassen (Kosten 162,66 EUR). Dadurch wird der Freibetrag von 110 EUR überschritten. Die Versteuerung des 110 EUR übersteigenden Betrags erfolgt entweder individuell nach den ELStAM oder pauschal mit 25 %. (zzgl. KSt und Soli)

Hinweis: 

Zu einer Betriebsveranstaltung gehören alle üblichen Zuwendungen, insbesondere Aufwendungen für den äußeren Rahmen. Hierzu gehören beispielsweise die Kosten für Räume, Musik, Kegelbahn, künstlerische und artistische Darbietungen. Soweit die Aufwendungen € 110,00 brutto je Person übersteigen, ist die darauf entfallende Vorsteuer nicht abzugsfähig. Abweichend von der ertragssteuerlichen Behandlung handelt es sich hierbei um eine Freigrenze. Das bedeutet, dass bei Überschreiten des Betrags von € 110,00 brutto je Mitarbeiter der gesamte Vorsteuerbetrag ab dem ersten Euro nicht abzugsfähig ist.

Quelle:

 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG, BMF-Schreiben vom 18.05.17 zur umsatzsteuerlichen Behandlung von Betriebsveranstaltungen

Erholungsbeihilfe


Der Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern jährlich eine Erholungsbeihilfe gewähren. Diese beträgt für den Arbeitnehmer 156 Euro, für seinen Ehepartner 104 Euro und für jedes Kind 52 Euro (Freigrenze). Dies Beiträge sind mit 25% pauschal vom Arbeitgeber zu versteuern (zzgl. KSt und Soli). Voraussetzung ist, dass die Erholungsbeihilfen zweckentsprechend verwendet werden. Dazu müssen Belege als Nachweis der Freizeitaktivität zum Lohnkonto genommen werden  und die Zuwendung muss in einem zeitlichen Zusammenhang (3 Monate) mit einem Urlaub des Arbeitnehmers gewährt werden. Ob der Arbeitnehmer verreist oder seinen Urlaub zu Hause verbringt, ist dagegen ohne Bedeutung.

Quelle:

§ 40 Abs. 2 Nr. 3 EStG

„Bedingungslose“ Steuerbefreiung für Jobtickets ab 01.01.2019


Ab 2019 wird das steuerfreie Jobticket wieder eingeführt. Zuschüsse des Arbeitgebers, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie Fahrten zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet oder dauerhaft festgelegten Sammelpunkt des Arbeitgebers, sind steuerfrei. Ab 01.01.2019 können durch den Arbeitgeber zusätzlich zum Arbeitslohn nach § 3 Nr. 15 EStG neu auch private Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. 

Eine Zusammenrechnung mit anderen 44€ Sachbezügen ist künftig nicht mehr vorzunehmen.  

Quelle:

§ 3 Abs. 15 EStG

Gesundheitsförderung „Zertifizierungserfordernis“ ab 01.01.2019


Der Arbeitgeber kann pro Arbeitnehmer und Jahr bis zu 500 Euro steuer- und sozialabgabenfrei für Gesundheitsmaßnahmen aufwenden. Das gilt sowohl für innerbetriebliche Aktionen als auch für Barzuschüsse, wenn der Arbeitnehmer z.B. nach Feierabend ein Bewegungstraining besucht. Der Förderkatalog reicht von gesundheitsgerechter betrieblicher Gemeinschaftsverpflegung über Stressbewältigung am Arbeitsplatz und Vorbeugung gegen Belastungen des Bewegungsapparates bis hin zu Maßnahmen gegen Suchtmittelkonsum wie beispielsweise „rauchfrei im Betrieb“.

Neu ab 01.01.2019 ist die Zertifizierungspflicht der Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung.  

Die Leistungen müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden und mit dem Nachweis der Zertifizierung durch die Krankenkasse (Zertifikat mit einer Kurs ID Nr.) belegt sein. 

www.gkv-spitzenverband.de/service/versicherten_service/praeventionskurse/primaerpraeventionskurse.jsp

Die Übernahme von Sportbeiträgen und Beiträgen für das Fitnessstudio etc. sind nicht steuerbefreit.

Quelle:

 § 3 Nr. 34 EStG

Rabattfreibetrag


Gewährt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer auf eigene Waren/Dienstleistungen Rabatte, ist das bis 1.080 Euro im Jahr steuerfrei möglich. Maßgebend für die steuerliche Bewertung ist der um 4% geminderte Endpreis beziehungsweise der Verkaufspreis.

Quelle:

§ 8 Abs. 3 EStG

Pauschaler Auslagenersatz für Telekommunikationsaufwendungen


Der Arbeitgeber darf den Teil der Telefon- und Internetkosten steuerfrei erstatten, der auf die betriebliche bzw. berufliche Nutzung entfällt. Damit der Betrag nicht in jedem Monat mühsam ermittelt werden muss, kann ein monatlicher Durchschnittsbetrag zugrunde gelegt werden. Dieser ergibt sich aus den Aufzeichnungen des Arbeitnehmers für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten. Dieser Betrag kann so lange zugrunde gelegt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich verändern.

Der Arbeitgeber darf aus Vereinfachungsgründen bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens jedoch 20 EUR im Monat, steuerfrei erstatten. Aufzeichnungen sind nicht erforderlich.

Quelle:

R 3.50 Abs. 2 LStR

Überlassung von betrieblichen Telekommunikationsgeräten


Die Überlassung arbeitgebereigener Computer und Telekommunikationsgeräte wie Handy oder Faxgerät zur privaten Nutzung ist in vollem Umfang steuerfrei.

Quelle:

§ 3 Nr. 45 EStG

Kinderbetreuungskosten


Der Arbeitgeber kann die Kosten für die Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder seiner Mitarbeiter im Kindergarten steuerfrei übernehmen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen staatlichen oder privaten Kindergarten handelt oder um eine extra hierfür bezahlte Tagesmutter. 

Im Gegensatz zum Sonderausgabenabzug für Kinderbetreuungskosten, welche um die Verpflegungskosten des Kindes zu kürzen sind, darf der Arbeitgeber neben der Betreuung- und auch die Verpflegungsleistung steuer- und sozialversicherungsfrei bezuschussen. Bei Ehegatten ist es unerheblich, wer die Kosten der Kinderbetreuung tatsächlich trägt. Es muss jedoch sichergestellt werden, dass die Summe der Arbeitgeberzuschüsse beider Ehegatten nicht die tatsächlichen Aufwendungen zur Kinderbetreuung übersteigen.

Quelle:

§ 3 Nr. 33 EStG

Kurzfristige Betreuung


Der Arbeitgeber kann für die kurzfristige Betreuung aus zwingend beruflichen Gründen (z. B. Fortbildungen, Mehrarbeit) von Kindern, die das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, die Kosten steuerfrei erstatten, soweit die Leistungen 600 Euro im Kalenderjahr nicht übersteigen.

Quelle:

§ 3 Nr. 34b EStG

Jobräder und E-Bikes ab 01.01.2019 steuerfrei


Nach dem neuen §3 Nr. 37 EStG bleiben ab 2019 (allerdings befristet bis Ende 2021) die Überlassung eines betrieblichen Fahrrad an Arbeitnehmer zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohns steuerfrei. Die Steuerbefreiung gilt auch für E-Bikes, die verkehrsrechtlich als Fahrrad (mit Unterstützung bis max. 25 km/h) einzuordnen sind. Dies gilt jedoch nicht für in der Praxis verbreiteten Modelle, bei denen die Leasinggebühren durch eine Gehaltsumwandlung finanziert werden. Die steuerfreien geldwerten Vorteile (bewertet mit 1% des Bruttolistenpreises) sind zwingend auf der Entgeltabrechnung des Arbeitnehmers im Gesamtbrutto zu bescheinigen und werden ggf. bei Pfändungen zur Berechnung des pfändbaren Betrags berücksichtigt. 

Quelle:

§ 3 Nr. 37 EStG 

Betriebliche Altersversorgung Arbeitgeberzuschuss ab 01.01.2019


Die Steuerfreiheit nach §3 Nr. 63 Abs. 1 EStG wurde seit dem 01.01.2018 auf 8% der Beitragsbemessungsgrenze West hochgesetzt und der bisherige steuerfreie zusätzliche Höchstbetrag von 1800 Euro im Gegenzug abgeschafft.

Wichtig: Die Sozialversicherungsfreiheit der entsprechenden Beiträge ist allerdings weiterhin nur bis 4% der BBG RV West möglich. 

Ab dem 01.01.2019 müssen Arbeitgeber für alle neuen Entgeltumwandlungsvereinbarungen die von ihnen ersparten Sozialversicherungsbeiträge in pauschalierter Form von 15% als Arbeitgeberzuschuss an die Pensionskasse oder Direktversicherung leisten. Die Zuschusspflicht wird auf die tatsächliche Ersparnis des Arbeitgebers begrenzt. 

Quelle:

§1a Abs. 1a in Verb. mit § 26a BetrAVG 2018

Beihilfen in Notsituationen


Beihilfen und Unterstützungen, die private Arbeitgeber an Arbeitnehmer bei Krankheit, Tod naher Angehöriger, Naturkatastrophen, Feuer oder ähnlichen Unglücksfällen leisten, sind bis zu 600 Euro im Kalenderjahr steuerfrei. Die wirtschaftliche Bedürftigkeit des Arbeitnehmers ist dabei ohne Bedeutung. Entscheidend ist allein, dass der Arbeitnehmer durch die Notsituation finanziell belastet ist. 

Quelle:

R 19.3 Abs. 1 Satz 2 LStR

Mankogeld / Fehlentschädigung bei Kassendifferenzen


In der Unternehmenspraxis entstehen immer wieder Kassendifferenzen. Die Haftung für Fehlbeträge ist arbeitsrechtlich immer wieder ein Thema. Grundsätzlich, sofern nichts anderes vereinbart, haftet jedoch immer der Arbeitgeber für Kassendifferenzen seiner Arbeitnehmer. Für die Übertragung von Verantwortung und Haftung auf den Arbeitnehmer sieht der Gesetzgeber eine pauschale Entschädigungszahlung als Risikoausgleich vor. Arbeitnehmern im Kassen- und Zähldienst kann damit eine Fehlgeldentschädigung (Mankogeld) in monatlicher Höhe von bis zu 16 Euro steuer- und beitragsfrei gezahlt werden.

Quelle:

R 19.3 Abs. 1 Satz 2 LStR

Gestellung von Mahlzeiten in der betriebseigenen Kantine


Kostenlose Kantinemahlzeiten, die der Arbeitgeber arbeitstäglich in der von ihm selbst betriebenen Kantine oder Gaststätte an die Arbeitnehmer abgibt, sind als geldwerter Vorteil  lohnsteuerpflichtig. Die Lohnsteuerpflicht entfällt soweit der Arbeitnehmer einen Essenspreis mindestens in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts pro Mahlzeit bezahlt. Auf den entstehenden geldwerten Vorteil kann die 44-EUR-Freigrenze nicht angewendet werden. Der Ansatz der amtlichen Sachbezugswerte ist zwingend. 

Die Sachbezugswerte 2019 betragen für alle Bundesländer einheitlich:

  • für ein Frühstück 1,73 Euro
  • für ein Mittag- oder Abendessen 3,23 Euro
Quelle:

 R 8.1 Abs. 7 LStR

Änderungen in der Entgeltsbescheinigungsverordnung (EBV) zum 01.01.2018


Zum 01.01.2018 wurde in der EBV näher definiert, welche Gehaltsbestandteile zum Gesamtbrutto gehören und auf der monatlichen Entgeltabrechnung auszuweisen sind.

Im Gesamtbrutto darzustellen sind:

Steuerfreie und steuerpflichtige geldwerte Vorteile und Sachbezüge

z. B. Gutscheine, Personalrabatte, Zinsvorteile

Steuerpflichtige Bestandteile von „sonstigen Personalnebenkosten“

z. B. pauschalversteuerte  Verpflegungsmehraufwendungen, Essenmarken, Betriebsveranstaltungen 

(Nebenbezüge im Sinne der EBV)

Nicht im Gesamtbrutto darzustellen sind:

steuerfreie Bestandteile von Personalnebenkosten

z. B. steuerfreie Reisekosten, Umzugskosten, doppelte Haushaltsführung 

(keine Nebenbezüge im Sinne der EBV)

Quelle:

BRSG vom 17.08.2017