Sonderrundschreiben Abteilung Lohn


Upgrade Personalfragebogen

Sehr geehrte Damen und Herren,

In den letzten Jahren haben sich einige gesetzliche Änderungen ergeben, die wir nach und nach in unser Personalstammblatt mit aufgenommen haben. Dabei waren wir bemüht, unseren einseitigen Personalbogen so lange wie möglich zu erhalten, da er für uns alle kompakt und übersichicht war. Nur für die geringfügigen Beschäftigten benötigten wir ein separates Formular, welches gleichzeitig eine Erklärung der Beschäftigten darstellte. Doch auch in der Arbeitswelt hat sich einiges geändert. Viele Arbeitnehmer haben mehr als nur eine Beschäftigung, Studenten oft ganz verschiedene Arten von Jobs, Rentner arbeiten länger und sind je nach Alter unterschiedlich in der Sozialversicherung einzustufen, manche Praktikanten müssen mit dem Mindestlohn entlohnt werden, andere wiederum nicht, dies nur einige Beispiele. Somit kommen schon die ersten Fragen auf: Welche Steuerklasse ist die richtige? Wie ist der Arbeitnehmer in der Sozialversicherung richtig einzustufen? Um dies richtig beurteilen zu können, muss der individuelle persönliche Status des Arbeitnehmers im Gesamten betrachtet und geprüft werden.

Aus diesem Grund haben wir einen komplett neuen Personalfragebogen ausgearbeitet, auf dem alles abgefragt wird, was für die Anlage des Mitarbeiters und die Lohnabrechnung relevant ist.

Durch Einteilung in Register ist es trotz des Umfangs übersichtlich dargestellt und kann als beschreibbares PDF bequem am Bildschirm ausgefüllt werden. Nur die Unterschriften müssen manuell getätigt werden, denn ohne Unterschrift haben Sie als Arbeitgeber keinen gesetzlich gültigen Nachweis der Angaben.  Dies ist auch bei dem zusätzlich benötigtem Berfreiungsantrag für die Minijobber besonders wichtig, denn wenn der untere Teil vom Arbeitgeber nicht vollständig ausgefüllt ist, ist die Befreiung unwirksam und die dt. Rentenversicherung kann SV-Pflichtbeiträge nachfordern.  

Gesetzlich ist das ganze Thema zusammenfasst wie folgt untermauert:    

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, für jeden Arbeitnehmer Entgeltunterlagen zu führen. Diese dienen insbesondere dem Betriebsprüfdienst der Rentenversicherung hinsichtlich der Aufzeichnungs- und Nachweispflicht der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung.  Wird die Schriftform nicht eingehalten, tragen Sie als Arbeitgeber das Risiko eventueller Beitragsnachforderungen.  Unterlagen, in denen der Arbeitnehmer Angaben zu seiner Person macht, Anträge stellt oder Erklärungen abgibt, sind auch vom Arbeitnehmer zu unterzeichnen. Fehlende Unterschriften zu Angaben, Anträgen oder Erklärungen rechtfertigen die Annahme ungültiger Unterlagen und die Nachweispflicht gerät ins Wanken.  

Daher empfehlen wir dringend unsere Personalfragebögen zu verwenden und uns diese auch vollständig ausgefüllt und unterschrieben bei der Personalanlage vorzulegen. Bei Verwendung eigener Formulare, bitten wir Sie, diese inhaltlich an unsere anzupassen, da bei fehlenden Angaben keine richtige Einstufung in der Sozialversicherung vorgenommen werden kann.

Die neuen Personalfragebogen finden Sie auch auf unserer homepage unter Download/Vordrucke-Formulare: https://www.sh-partner.org/download/vordrucke-formulare/

 

Nutzung Addison OneClick  als Arbeitnehmerportal

Das Portal „Addison OneClick“ wird immer mehr zur Verfügungstellung der Lohndokumente genutzt.

Dazu werden für Ihre Arbeitnehmer persönliche Zugangsdaten erzeugt und Ihnen beim Eintritt des Mitarbeiters zur Weitergabe zugestellt. Bei dem ersten Einloggen wird der Arbeitnehmer automatisch zur Angabe seiner persönlichen Emailadresse aufgefordert.  Dadurch kann er jederzeit beim Vergessen seines Passworts ein neues Passwort anfordern, welches er dann über seine private email Adresse erhält. Über die Benutzerverwaltung kann man die Emailadresse auch noch nachträglich einpflegen. Doch leider wird das zuwenig von den Mitarbeitern eingerichtet. Wir erhalten täglich Anfragen das Passwort für Mitarbeiter zurückzusetzen. Daher haben wir uns um eine Anleitung bemüht, die Sie Ihren Mitarbeitern bei Eintritt oder auch nachträglich aushändigen können. In dem Dokument „Schnelleinstieg für Arbeitnehmer“ wird die Einrichtung mit den Funktionen ausführlich beschrieben.

 

Sofern Ihre Mitarbeiter die Gehaltsabrechnung gerne mobil abrufen möchten, steht Ihnen die App „Lohnordner“ zur Verfügung. Sie können diese über den App Store (iOS) und über den Google Play Store herunterladen und installieren.

Welche Vorteilte bietet die App ADDISON OneClick Lohnordner?

- Lohnauswertungen immer aktuell, auch unterwegs
- Benachrichtigungsfunktion, sobald neue Lohndokumente verfügbar sind
- Lohnarchiv = jederzeit den Zugriff auf alle bisherigen Lohnauswertungen

Zur Einrichtung der app gibt es eine Video Anleitung, in der auch die grundliegenden Funktionen gezeigt werden.

https://youtu.be/PEWNwngh7_o

Hinweis: wenn das verwendete Smartphone oder iphone einen Fingerabdrucksensor/Touch-ID unterstützt und aktiviert ist, dann können Sie nach dem erfolgreichen Login in der App mit den regulären Zugangsdaten in den Einstellungen bei AUTOLOCK vom Kennwort auf PIN umstellen.

Danach sollte der erneute Login in die App Lohnordner per PIN bzw. optional (je nach Gerät und Betriebssystemversion/individuelle Einstellungen) auch mit Fingerabdruck möglich sein.

Bitte sprechen Sie uns an, falls Sie zu den einzelnen Themen Fragen haben oder weitere Informationen benötigen.
 


Bleiben Sie gesund!

Ihr Team bei Schauer Häffner & Partner