Sehr geehrte Damen und Herren,
nachfolgend finden Sie wichtige Informationen zur steuerlichen Behandlung von Betriebsausgaben.
Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Viele Grüße
Ihr Team von SCHAUERHÄFFNER & PARTNER
Wichtig: Pauschalierung der Lohnsteuer bis zum 28.02. des Folgejahres
Zuwendungen an Arbeitnehmer im Zusammenhang mit einer Betriebsveranstaltung (z. B. Sommerfest, Weihnachtsfeier) gehören nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, sondern können unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben, soweit
Sind diese Voraussetzungen (teilweise) nicht erfüllt, ergibt sich für den Arbeitnehmer ein steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn, den der Arbeitgeber jedoch mit 25 % pauschal lohnversteuern kann. Die fristgerechte Pauschalierung durch den Arbeitgeber löst gleichzeitig eine Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.
Eine Betriebsveranstaltung liegt vor, wenn der Teilnehmerkreis sich überwiegend (mehr als 50 %) aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmern zusammensetzt. Grundsätzlich muss die Betriebsveranstaltung allen Betriebsangehörigen offenstehen. Insofern die Feierlichkeit auf einzelne Mitarbeitergruppen beschränkt ist, liegt keine Betriebsveranstaltung vor. Im Gegensatz dazu ist es jedoch möglich, nur für eine bestimmte Organisationseinheit bzw. Abteilung des Unternehmens eine Feierlichkeit zu veranstalten. Die Feier eines Produktionsbereichs oder eines Standorts kann daher eine Betriebsveranstaltung sein.
Es können üblicherweise bis zu zwei Betriebsveranstaltungen unter Ausnutzung des Freibetrages im Kalenderjahr durchgeführt werden. Die Begrenzung der Anzahl der Feiern ist arbeitnehmerbezogen. Das heißt, ein Arbeitnehmer kann zwar mehrere Veranstaltungen seines Arbeitgebers besuchen, steuerfrei sind aber nur zwei im Jahr, insofern sie die Kosten 110 Euro pro Veranstaltung nicht überschreiten. Der Arbeitgeber kann die beiden Veranstaltungen wählen, für die der Freibetrag von 110 Euro gilt.
Aber Achtung: Die Spitzenorganisation der Sozialversicherung haben in 2016 klargestellt, dass die Pauschalierung der Aufwendungen durch den Arbeitgeber rechtzeitig stattfinden muss. Rechtzeitig bedeutet hier, dass spätestens mit Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigungen der Arbeitnehmer zum 28. Februar des Folgejahres die Pauschalsteuer des Vorjahrs dem Finanzamt gemeldet werden muss. Diese Anmeldung geschieht mit der Lohnsteueranmeldung Januar, die gegebenenfalls im Nachhinein vor dem 28.02. berichtigt werden muss, falls die Bemessungsgrundlage und die daraus resultierende Pauschalsteuer der Betriebsveranstaltungen bei der Erstellung der Lohnabrechnung für Januar noch nicht vorliegt.
Erfolgt eine Lohnsteuerpauschalierung erst nach dem 28. Februar des Folgejahres, so löst dies zwingend trotz pauschaler Erhebung der Lohnsteuer eine Sozialversicherungspflicht aus! Dies wird zwischenzeitlich im Rahmen der Betriebsprüfung durch die deutsche Rentenversicherung überprüft. Bei nachträglicher Feststellung durch die Betriebsprüfung und Nachforderung der SV-Beiträge können zusätzlich Säumniszuschläge anfallen.
Aus diesem Grund ist es wichtig, alle Rechnungen und Belege zu den Betriebsveranstaltungen des Kalenderjahres spätestens im Januar des Folgejahres zur Berechnung des Arbeitnehmeranteils an uns zu senden.
Sollte dies nicht möglich sein, empfiehlt es sich zumindest eine „Schätzung“ der Bemessungsgrundlage zu erstellen, damit die Frist 28.02. eingehalten werden kann. Dazu können die zu erwartenden Kosten auch anhand der bereits vorliegenden Rechnungen und/oder der eingeholten Angebote ermittelt werden. Ist die geschätzte Pauschalsteuer erstmal angemeldet, kann sie jederzeit im Nachhinein durch eine Berichtigung der Lohnsteueranmeldung Januar korrigiert werden.
Für die Ermittlung des Arbeitnehmeranteils hat der Arbeitgeber für jede Betriebsveranstaltung Teilnehmerlisten zu erstellen. Darin werden die tatsächlichen Teilnehmer aufgeführt – unabhängig davon, ob ursprünglich mehr Arbeitnehmer geplant waren, zur Feier aber abgesagt haben oder nicht erschienen sind. Die Teilnehmerliste ist zu den Lohnunterlagen zu nehmen.
Sämtliche Aufwendungen der Betriebsveranstaltung (einschließlich Umsatzsteuer) werden durch die Gesamtteilnehmerzahl geteilt. Sofern an der Betriebsveranstaltung Angehörige des Arbeitnehmers teilgenommen haben, ist der auf die Begleitperson entfallende Anteil dem Arbeitnehmer zuzurechnen. Den Begleitpersonen steht kein eigener Freibetrag von 110 Euro zu.
Haben Sie Fragen oder wollen Sie gerne im Vorfeld wissen, ob der kalkulierte Rahmen noch innerhalb des Freibetrags liegt? Gerne unterstützen wir Sie dabei, damit Ihre Betriebsveranstaltung auch steuerlich und sozialversicherungsrechtlich ein Erfolg wird.