Sonderrundschreiben - Meldepflicht für elektronische Kassen(-systeme), Taxameter und Wegstreckenzähler zum 1.1.2025


Sehr geehrte Damen und Herren,

Das Bundesfinanzministerium (BMF) teilt mit, dass ab 2025 die Pflicht besteht, den Einsatz oder die Außerbetriebnahme elektronischer Registrierkassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung sowie den Einsatz oder die Außerbetriebnahme eines EU-Taxameters oder Wegstreckenzählers dem Finanzamt elektronisch mitzuteilen. Hierdurch soll das Finanzamt Kenntnis darüber erlangen, welche elektronischen Aufzeichnungssysteme (eAS), die mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung versehen sind, der Unternehmer in seinen Betriebsstätten einsetzt.

Was Sie in diesem Zusammenhang zu beachten haben, die zu meldende Daten, Meldezeitpunkt und wie die Meldung zu erfolgen hat, haben wir für Sie in diesem Sonderrundschreiben zusammen­ge­stellt.

Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

 

Ihr Team von SCHAUER HÄFFNER & PARTNER

 

 

Hintergrund

Elektronische Registrierkassen und PC-Kassen müssen grundsätzlich mit einer sog. zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein, die eine Manipulation verhindern soll. Entsprechendes gilt für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler, die vergleichbare Sicherheitsmodule enthalten. Der Gesetzgeber hat bereits geregelt, dass Unternehmer eine Mitteilungsverpflichtung über den Einsatz oder die Verwendung derartiger Systeme erfüllen müssen; bislang war diese Mitteilungspflicht jedoch ausgesetzt, weil noch kein Verfahren zur elektronischen Übermittlung der Mitteilung eingerichtet war.

 

Wesentlicher Inhalt des aktuellen Schreibens des BMF

Ab dem 1.1.2025 wird die Mitteilungspflicht nun umgesetzt.

Unternehmer, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden oder außer Betrieb nehmen, müssen das Finanzamt hierüber informieren und hierzu die offiziellen elektronischen Übermittlungsmöglichkeiten verwenden.

 

Meldepflichtige Systeme

Die Meldepflicht nach § 146a Abs. 4 AO gilt nur für Steuerpflichtige (§§ 33, 34 AO), die für die Erfassung aufzeichnungspflichtiger eigener Geschäftsvorfälle oder anderer Vorgänge eAS i. S. des § 146a Abs. 1 Satz 1 AO i. V. mit § 1 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 KassenSichV elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden.

Dazu gehören (beispielhafte Aufzählung):

  • elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen,
  • Tablet-/App-Kassensysteme (softwarebasierte eAS),
  • Waagen mit Registrierkassenfunktion,
  • Warenwirtschaftssysteme mit Kassenfunktion,
  • Hotelsoftware mit Kassenfunktion,
  • Praxissoftware für Ärzte mit integriertem Kassenmodul, mit dem man auch Barzahlungen abwickeln kann,
  • EU-Taxameter,
  • Wegstreckenzähler.

Hinweis: Die Mitteilungspflicht gilt auch dann, wenn das elektronische Aufzeichnungssystem (einschließlich Taxameter und Wegstreckenzähler) gemietet oder geleast worden ist, also nicht im Eigentum des mitteilungspflichtigen Unternehmers steht.

 

Für die Meldung können nach aktuellem Stand drei Übertragungswege genutzt werden:

1. Direkteingabe durch den Steuerpflichtigen im ELSTER-Formular (elster.de) „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Abs. 4 AO)“,

2. Upload einer XML-Datei (z. B. erstellt mithilfe des eAS oder der Kassensoftware) in Mein ELSTER,

3. Datenfernübertragung aus einer Software via der ERiC-Schnittstelle (ELSTER Rich Client).

 

Wichtig:

Zu den Meldeverfahren zu der Nummer 1. und 2. stellen gerade eine große Anzahl von Kassen- und Kassensoftware-Herstellern bzw. Kassenfachhändlern

  • separate Mitteilungstools oder
  • in die Kassensoftware integrierte Mitteilung-Tools

im Sinne des § 146a Abs. 4 AO zur Verfügung.

Mit diesen Hilfsprogrammen oder über die Kassensoftware-Menü-Punkte wird dann entweder eine XML-Datei generiert, die dann auf www.elster.de in Mein ELSTER im Menüpunkt Datenübernahme/ XML-Import hochgeladen oder via der ERiC-Schnittstelle übermittelt werden kann.

 

Die nach dem Gesetz zu meldenden Daten

§ 146a Abs. 4 AO schreibt vor, dass folgende Informationen zu melden sind:

  • Name des Steuerpflichtigen,
  • Steuernummer des Steuerpflichtigen,
  • Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (zTSE),
  • Art des verwendeten eAS,
  • Anzahl der verwendeten eAS,
  • Seriennummer des verwendeten eAS,
  • Datum der Anschaffung des verwendeten eAS,
  • Datum der Außerbetriebnahme des eAS.

Grundsätzlich ist der Steuerpflichtige (§ 33 AO) bzw. seine gesetzlichen Vertreter (§ 34 AO) verpflichtet, die Meldung abzugeben. Es können aber auch Dritte mit der Meldung beauftragt werden (z. B. Kassenhersteller, Kassenfachhändler oder Steuerberater).

Ausschlaggebend ist der bloße Besitz eines eAS. Daraus ergibt sich, dass jeder Steuerpflichtige die eAS melden muss, die er in seinem Unternehmen vorhält. Somit auch die Geräte, die in seinem Betrieb vorhanden sind, über die aber bisher noch keine aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle erfasst wurden. Sämtliche eAS müssen einer Betriebsstätte zugeordnet werden.

 

Meldezeitpunkt und Übergangsregelungen

  • Ist das elektronische Aufzeichnungssystem (einschließlich EU-Taxameter und Wegstreckenzähler) vor dem 1.7.2025 angeschafft worden, muss die Mitteilung bis zum 31.7.2025 erfolgen.
  • Wird das elektronische Aufzeichnungssystem ab dem 1.7.2025 angeschafft, muss die Mitteilung innerhalb eines Monats nach Anschaffung erfolgen.
  • Wird ein elektronisches Aufzeichnungssystem, welches dem Finanzamt gemeldet worden ist, ab dem 1.7.2025 außer Betrieb genommen, ist dies ebenfalls dem Finanzamt innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme mitzuteilen.
  • Ist das elektronische Aufzeichnungssystem vor dem 1.7.2025 endgültig außer Betrieb genommen worden, muss dies nur dann mitgeteilt werden, wenn die Anschaffung dem Finanzamt bereits mitgeteilt worden ist.

 

Praxishinweis

Wir empfehlen Ihnen, sich mit Ihren Kassensoftware-Hersteller und/oder Kassenfachhändlern in Verbindung zu setzen und Informationen über die möglicherweise schon vorbereitenden Hilfeleistungen in Bezug auf die Meldepflicht einzuholen.

Bietet der Kassensoftware-Hersteller systemseitig eine Datenfernübertragung via EriC-Schnittstelle (ELSTER Rich Client) an, sollte diese als bevorzugte Übertragungsmöglichkeit genutzt werden.

Wir weisen auch darauf hin, dass ein Verstoß gegen die Meldepflicht zum aktuellen Stand zwar nicht mit einem Bußgeld geahndet werden kann, allerding die Möglichkeit besteht ein Zwangsgeld festzusetzen. Des Weiteren kann das Finanzamt empfindliche Hinzuschätzungen nach § 162 AO im Rahmen von steuerlichen Betriebsprüfungen vornehmen.

Verstöße können künftig z.B. bei Kassenprüfungen aufgedeckt werden.

Wir raten Ihnen, die Meldung fristgerecht vorzunehmen. Gerne sind wir Ihnen dabei behilflich.