Sonderrundschreiben - Covid-19 (Fibu und Lohn)


Sehr geehrte Damen und Herren,

wie Sie nahezu permanent lesen und hören, sollen und müssen wir alle auf Distanz gehen und so weit als möglich auf persönliche Kontakte verzichten. Diese Hinweise und Anweisungen sind aus unserer Sicht absolut richtig und auch wichtig, um einen Kollaps unseres Gesundheitssystems zu vermeiden und um vor allem Ihre eigene Gesundheit zu schützen.

Dennoch geht das Leben weiter und wir alle müssen soweit als möglich unsere Verpflichtungen erfüllen. Auch vor dem Hintergrund, dass die Bundesregierung umfangreiche Fördermaßnahmen beschließt, halten wir es bei einer möglichen Beantragung für unerlässlich, aktuelle Finanz- und Lohnbuchhaltungsunterlagen vorliegen zu haben, um einen Antrag stellen zu können. Ein Großteil der Förderung läuft direkt über die Hausbanken und da kennen wir alle die üblichen Anforderungen.

Leider macht das Virus vor uns und unseren Mitarbeitern auch nicht halt. Eine Vielzahl unserer Mitarbeiter ist im Homeoffice, ein Teil fällt krankheitsbedingt aus. Um dennoch die fristgerechte Erfassung und Bearbeitung Ihrer Finanz- und Lohnbuchhaltung zu gewährleisten und um zu vermeiden, dass es durch eine spätere Bearbeitung zu Kapazitätsengpässen in der Zukunft kommt, bitten wir Sie uns zu unterstützen und an der  bisherigen Einreichungspraxis unbedingt festzuhalten und Ihre Unterlagen bei uns termingerecht bzw. so früh als nur irgendwie möglich einzureichen.

Sämtliche eingehende Finanzbuchhaltungs- und Lohnunterlagen werden in unserem Haus digitalisiert und können direkt danach wieder abgeholt werden.

Ganz konkret stellt sich der Prozess wie folgt dar:

  1. Eingehende Unterlagen werden desinfiziert. Das bedeutet, Ordneraußen- und Innenflächen (Griffbereich) werden mit Desinfektionsspray gesäubert.
  2. 24 Stunden (max. Lebensdauer des Virus auf Papier) nach dem Eingang werden die Unterlagen zur Weiterverarbeitung im Haus digitalisiert.
  3. Direkt nach der Digitalisierung erhalten Sie eine Nachricht, dass die Unterlagen wieder zur Abholung bereit stehen und zwar unabhängig von der weiteren Bearbeitung    


Im Fall, Sie geben die Unterlagen persönlich bei uns ab, sind unser Mitarbeiter vor dem Hintergrund des ausgesprochenen Kontaktverbotes verpflichtet, einen Mindestabstand  von 1,5 Meter einzuhalten. Der Eingangsbereich und die Berührungsflächen werden täglich und nach Mandantenbesuchen desinfiziert.  Eine Alternative ist, nach dem Kontakt über die Türsprechstelle die Unterlagen einfach bei uns unten im Eingangsbereich abstellen, so dass kein näherer Kontakt erforderlich ist. Natürlich ist nach wie vor auch die Einreichung per Post möglich.

Als weitere Möglichkeit können Sie uns die Belege auch gerne eingescannt über unser Internet-Portal zur Verfügung stellen. Je nach Umfang (Anzahl der Belege) stellen wir Ihnen hierfür einen Scanner zur Verfügung. Die Einrichtung erfolgt von uns aus über Fernsteuerung Ihres PC. In diesem Fall müssen auch in Zukunft weder Sie noch Ihre Belege Ihr Unternehmen verlassen.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Bleiben Sie gesund!

Ihr Team bei Schauer Häffner & Partner